Salesforceの最近の記事

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce を活用したビジネス文書の作成」（検討編・設定編）に続きまして、続編となる（運用編）をお伝え致します。
また、（設定編）では基本的な設定方法をお伝え致しましたが、今回はより実践的な見積書の作成方法をお伝え致します。

（前回）

https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/09/salesforce.html
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/09/salesforce-1.html

見積書の作成方法

まずは、前回で設定した、帳票クラウド「OPROARTS」の帳票設計・データマッピングを活用する為に、以下の手順により作業を進めさせていただきます。
なお、帳票クラウド「OPROARTS」の設定手順に関しましては、前回のブログをご参照願います。

1. 「商談」見積情報の登録　：　Salesforce

• ・見積番号　：　自動付番として設定される。（AUC＋西暦年月＋枝番4桁）
• ・取引先名　：　「商談」取引先名に入力する。
• ・取引先ご担当者　：　「商談」カスタム項目として入力する。「商談」取引責任者は複数設定可能な為、あえて入力する。
• ・品名　：　「商談」商談名に入力する。
• ・納入場所　：　「商談」カスタム項目として入力する。
• ・支払条件　：　「商談」カスタム項目として入力する。
• ・有効期限　：　「商談」カスタム項目として入力する。
• ・納期　：　「商談」カスタム項目として入力する。
• ・備考　：　「商談」カスタム項目として入力する。
• ・担当者　：　「ユーザ」ログインユーザ名が設定される。
  
  
  
  

2. 「商品」見積明細情報の登録　：　Salesforce

• ・内容　：　「商品」商品名を入力する。
• ・単価　：　「商品」販売価格を入力する。
• ・数量　：　「商品」数量を入力する。
• ・単位　：　「商品」単位を入力する。
• ・金額　：　「商品」リスト価格が設定される。
• ・合計　：　「商品」リスト価格の合計が設定される。
• ・消費税　：　「商品」リスト価格合計の8％が設定される。
• ・総合計　：　「商品」リスト価格合計＋消費税が設定される。
  
  
  
  

3. 帳票出力　：　Salesforce

• ・「商談」に登録された情報を基に、「見積書作成」カスタムボタンから起動する。
• ・「商談」における見積書のPDFイメージが表示される。
• ・PDFイメージからダウンロードして、お客様に御見積書を送付する。
  
  

おわりに

本件の運用を開始して以降も、いくつかの改修を経ながら帳票設計の見直しを図っていますが、細かな要求にも対応できており、試行錯誤が可能な点が利点かと思っています。
せっかく導入した Salesforce の社内活用が進まないという方、Excel・Word の文化から逸脱できないという方、ぜひご検討して頂きたいです。

みなさんもお試しになってみては、いかがでしょうか？

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce を活用した業務ワークフローの作成」（設定編）に続きまして、最終回となる（運用編）をお伝え致します。

（前回）
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/12/salesforce-2.html

「mitoco」ワークフローの運用手順

まずは、「mitoco」ワークフローにおける運用手順ですが、以下の機能により作業を進めさせていただきます。
なお、「mitoco」のインストール手順に関しましては、今回は割愛させていただきます。

• 【申請者】
• ・申請データの作成　：　初めに申請データを作成します。
• ・申請データのコピー/編集/削除　：　作成済みの申請データは、コピー/編集 /削除の操作が行えます。
• ・承認申請　：　申請データを作成すると、そのデータを利用して承認申請を行うことができる様になります。
• ・承認状況の確認　：　申請したデータの状況は、「申請データ一覧」または「申請済み」ビューから確認します。
  
  
• 【承認者】
• ・申請データの確認　：　承認申請が行われた申請データの詳細は、通知もしくは「処理待ち」ビューから確認します。
• ・申請データの承認/否認/差し戻し　：　承認申請が行われたデータの承認/否認/差し戻しの処理は、通知もしくは「処理待ち」ビューから行います。
• ・処理済みデータの確認　：　承認者が処理したデータは、「処理済み」ビューから確認します。

【ワークフローの画面構成】

① 申請データ作成ボタン ： 新しい申請データを作成します。
② ビュー切り替え ： 「申請データ/申請済み/処理待ち/処理済み」を切り替えて、該当するデータを一覧表示します。
③ 申請データの検索 ： キーワード、申請者、承認状況で申請データを検索します。「申請データ」及び「申請済み」ビューに表示されます。
④ データ一覧 ： 選択されたビューに該当するデータを一覧表示します。
⑤ 申請データ閲覧リンク ： 申請データの詳細を表示します。
⑥ 承認状況の参照リンク ： 申請済みのデータに対する承認状況やコメントなどの詳細を表示します。
⑦ 承認画面を開く ： 承認者が承認/否認/差し戻しの処理を行う画面を開きます。
⑧ 更新ボタン ： 一覧を最新の状態に更新します。「申請済み/処理待ち/処理済み」ビューに表示されます。

【申請】

申請データを作成する

① 申請データ作成ボタン（[＋]ボタン）をクリックします。
② 申請フォームを選択します。申請フォームは、管理者により予め設定されているものが選択できます。
③ 申請件名を入力します。
④ [保存して次へ] をクリックします。
⑤ 申請に必要な情報を入力します。入力項目は②で選択した申請フォームと連動する形で、予め管理者により設定されています。
⑥ [保存] をクリックします。
⑦ 入力した内容で申請データが作成されたことを確認します。
⑧ この画面から続けて、承認申請や申請データのコピー/編集/削除の処理が行なえます。このまま画面を閉じるには [キャンセル] をクリックします。
⑨ ファイルを添付する場合は、[添付ファイル] のクリップアイコンをクリックして、ファイルを選択するか、ファイルを添付ファイルエリアにドラッグ・アンド・ドロップして添付します。ドラッグ・アンド・ドロップの場合は複数ファイルを同時に添付可能です。
⑩ 一度添付したファイルを取り消したい場合は、ゴミ箱アイコンをクリックします。
⑪ 確認ダイアログが開くので、[はい] をクリックします。
⑫ 複数のファイルを添付する場合は、クリップアイコンをクリックしてファイルを選択する操作を繰り返します。

申請データをコピー/編集/削除する

① 申請データを保存した後、キャンセルして申請データを開いていない場合は、[申請データ] ビューの一覧から対象のデータの件名をクリックして申請データ詳細画面を開きます。
② 申請データをコピーする場合は、[コピー] をクリックします。クリック後は、新規作成時と同じ操作で申請データの作成を行います。
③ 申請データを編集する場合は、[編集] をクリックします。クリック後は、新規作成時と同じ操作で申請データの編集を行います。
④ 申請データを削除する場合は、[削除] をクリックします。
⑤ 確認ダイアログが開くので、[はい] をクリックします。

申請承認する

① 申請データを保存した後、キャンセルして申請データを開いていない場合は、[申請データ] ビューの一覧から対象のデータの件名をクリックして申請データ詳細画面を開きます。
② [申請] をクリックします。
③ 承認申請を行う画面が開きます。
④ 申請データの詳細を確認する場合は、[詳細を開く] をクリックすると、この画面内で詳細を確認できます。
⑤ 承認プロセスを選択します。承認プロセスは、管理者により予め設定されているものが選択できます。
⑥ 承認プロセスを選択すると、承認プロセスに関するメッセージと承認ステップの遷移が表示されます。
⑦ 必要に応じて、コメントを入力します。
⑧ [申請] をクリックします。申請が完了すると、承認者に通知が届きます。また、申請後の状況は [申請済み] ビューから状況の確認が行なえます。

承認状況を確認する

① [申請データ] または [申請済み] ビューの一覧から対象のデータの状況を確認します。詳細を確認する場合は、[参照] をクリックして詳細画面を開きます。
② 承認ステップがどこまで進んでいるのか、また各ステップの承認状況詳細や承認者のコメントが確認できます。
③ [フローを表示] をクリックすると、フロー上でも承認状況の確認が可能です。

【承認】

申請データを確認する

① [処理待ち] ビューの一覧から対象のデータの申請件名をクリックするか、通知をクリックします。
② [処理待ち] ビューから開いた場合は、詳細が表示されるので、内容を確認します。通知から開いた場合は、申請の処理を行う画面が開くので、[詳細を開く] をクリックして内容を確認します。

申請の処理を行う（承認/否認/差し戻し）

① [処理待ち] ビューの一覧から対象のデータの [承認] をクリックするか、通知をクリックします。
② 申請の処理を行う画面が開くので、詳細を確認します。
③ 必要に応じて、コメントを入力します。
④ 承認する場合は、[承認] をクリックします。
⑤ 否認する場合は、[否認] をクリックします。
⑥ 任意のステップに差し戻す場合は、プルダウンからステップを選択して [差戻] をクリックします。

処理済みのデータを確認する

① [処理済み] ビューを開きます。
② 申請データの詳細を確認する場合は、対象のデータの申請件名をクリックします。
③ 承認状況の詳細を確認する場合は、対象データの状況欄の [参照] をクリックします。

おわりに

本件、承認プロセスの設定や申請フォームのカスタマイズにはやや工数が必要とはなりますが、業務ワークフローとして必要となる機能を持ちながら、リーズナブルな導入料金である点は、お客様よりかなりの高評価をいただいております。
なお、今回はお客様向けのご提案向けの導入検証のみでしたが、弊社内での活用に関しましても、今後トライしてみたいと思っております。

みなさんもお試しになってみては、いかがでしょうか？

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce を活用した業務ワークフローの作成」（検討編）に続きまして、続編となる（設定編）をお伝え致します。

（前回）
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/12/salesforce.html

「mitoco」ワークフローの設定手順

まずは、「mitoco」ワークフローにおける設定手順ですが、以下の機能により作業を進めさせていただきます。
なお、「mitoco」のインストール手順に関しましては、今回は割愛させていただきます。
また、今回は「承認プロセス管理」を中心に機能説明させて頂きます。

• ・アプリケーション設定（ワークフロー）
• ・承認プロセス管理　：　承認プロセスの作成 /編集 /削除を行います。（管理者ユーザのみが使用可能）
• ・申請情報一括更新　：　承認者の退職、移動等に伴いフロー上に停滞している申請への承認者一括再割り当て/一括取消を行います。（管理者ユーザのみが使用可能）
• ・代理承認者設定　　：　ワークフローで利用する代理承認者を追加で設定することができます。代理承認者設定は、承認者となるユーザ自身で設定することもできますが、管理者は他の承認者の代理承認者を設定することが可能です。

※ 上記の設定に加え、Salesforce の設定でレコードタイプ/カスタム項目/ページレイアウトを定義すると、複数の異なる申請フォームを独自設定することが可能です。

【承認プロセス管理】

ワークフローをユーザが利用するにあたり、管理者は予め承認プロセスを作成して有効化する必要があります。

承認プロセスを作成する

ワークフローを利用する対象のオブジェクトを承認プロセスで定義します。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ [承認プロセス新規作成] をクリックします。
④ [対象オブジェクト] で "申請データ" を登録します。
⑤ [承認プロセス名] を入力します。
⑥ 必要に応じて、[説明] を入力します。
⑦ [登録] をクリックします。

承認プロセスを参照する

登録した承認プロセスの内容を確認します。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ 承認プロセスの内容が確認できます。
⑤ 承認プロセス一覧に戻る場合は、[一覧に戻る] をクリックします。

承認プロセスを編集する

登録した承認プロセスの承認プロセス名と説明を編集します。対象オブジェクトは変更できません。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ [編集] をクリックします。
⑤ [承認プロセス名] [説明] を変更します。
⑥ [登録] をクリックします。

承認プロセスを削除する

不要になった承認プロセスは削除も可能です。承認プロセスを削除しても、進行中の申請には影響ありません。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ [削除] をクリックします。
④ ダイアログが表示されるので、[はい] をクリックします。

バージョンを作成する

承認プロセスに紐づく形でバージョンを作成し、申請者や承認者、承認ステップの遷移などの詳細を定義します。
作成したバージョンは有効化するまで申請に利用することはできません。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ [バージョン新規作成] をクリックします。

バージョン名、説明を設定する

① [バージョン名] を入力します。ここで入力した内容が申請時に選択する承認プロセス名として表示されます。
② 必要に応じて、[説明] を入力します。なお、この説明は管理者用の項目であり、ユーザには表示されません。

申請条件を設定する

① [申請条件] を選択します。
　"無条件に申請できます" を選択すると、いずれの申請内容でも申請を実行することができる様になります。以下の②〜⑦の手順はスキップされます。
　"次の条件に一致する場合に申請できます" を選択すると、申請内容を条件として設定し、条件に合致するもののみ申請を実行することができる様になります。以下の②〜⑦の手順で条件設定を行います。
② [フィルタを追加] をクリックします。
③ [項目] を選択します。ここで選択可能な項目は、現在のユーザ項目と承認プロセスで定義した対象オブジェクト（今回は "申請データ"）となります。
④ [演算子] を選択します。
⑤ [値] を入力します。
⑥ [確定] をクリックします。
⑦ 条件が追加されたことを確認します。
　複数条件を設定する場合は、[フィルタを追加] をクリックして③〜⑥の手順を繰り返します。なお、複数条件を設定した場合はAND条件となります。

申請者、申請可能期間を設定する

① [申請者] にて、本バージョンで申請を実行できるユーザを設定します。
　ユーザ、ロール、ロール&下位ロール、ロール&上位ロール、公開グループ、関連ユーザから対象を選択し、[>>] をクリックして申請者に含めます。
② [申請可能期間] にて、本バージョンで申請を実行できる期間を設定します。

申請承認時の表示メッセージを設定する

① 申請時、承認時にユーザに表示するメッセージを [申請承認時の表示メッセージ] に入力します。

承認のステップを設定する

承認者や承認条件等の詳細を定義する承認ステップを設定します。

① [ステップ追加] をクリックします。
② [承認ステップ名] を入力します。
③ 必要に応じて、[説明] を入力します。
④ [割り当て方法] を選択します。
　"次のユーザに自動的に割り当てます" を選択した場合は、承認者となるユーザをユーザ、ロール、ロール&下位ロール、ロール&上位ロール、公開グループ、関連ユーザから選択し、[>>] をクリックして承認者に含めます。
　"申請者が承認者を手動で選択する" を選択した場合の選択オプションはありません。
　"選択したユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てます" を選択した場合は、ユーザオブジェクトのユーザ階層項目を選択します。
　"Apex クラスを使用して承認者を割り当てます" を選択した場合は、予め作成済みの独自の承認ロジックを [Apex クラス] に入力して指定します。
⑤ ④の手順で、"次のユーザに自動的に割り当てます" または "Apex クラスを使用して承認者を割り当てます" を選択した場合、承認条件を設定します。選択可能なオプションは以下の5つです。
　・選択した承認者の内 1人の承認を得る必要がある。
　・選択した承認者の内 半数以上の承認を得る必要がある。
　・選択した承認者の内 過半数の承認を得る必要がある。
　・選択した承認者の内 2/3以上の承認を得る必要がある。
　・選択した すべての承認者から承認を得る必要がある。
⑥ [代理承認] と [強制承認] を許可する場合はチェックを入れます。
⑦ [確定] をクリックします。
⑧ ステップが追加されたことを確認します。複数ステップを設定する場合は、①〜⑦の手順を繰り返します。

承認の遷移を設定する

設定したステップを使用して、申請から承認までの一連の流れを定義します。

① [遷移追加] をクリックします。
② [遷移元ステップ] を選択します。遷移の開始は必ず "申請" を選択してください。
③ [遷移先ステップ] を選択します。遷移の終了は必ず "承認" を選択してください。
④ [遷移条件] を選択します。選択できるオプションは以下の2つです。
　無条件で遷移します
　"無条件で遷移します" を選択した場合には⑤〜⑨の手順はスキップします。
　次の条件に一致する場合に遷移します
⑤ ④の手順で "次の条件に一致する場合に遷移します" を選択した場合、[フィルタを追加] をクリックして遷移条件を追加します。
⑥ [フィルタを追加] をクリックすると、条件フィルタの登録ダイアログが開くので、[項目] [演算子] [値] を設定します。
⑦ [確定] をクリックします。
⑧ フィルタが追加されたことを確認します。複数フィルタを設定する場合は、①〜⑦の手順を繰り返します。なお、複数条件を設定した場合はAND条件となります。
⑨ [確定] をクリックします。

対象レコードのロック、スキップの許可を設定する

① 申請時における対象レコードロックの挙動及びスキップの許可を設定します。
　申請中にレコードを編集できない様にする為には、[申請時に対象レコードをロックします] をチェックします。
　最終承認時にレコードを編集できる様にする為には、[最終承認時に対象レコードをアンロックします] をチェックします。
　複数ステップで承認者となっているユーザが、一度承認した場合に以降のステップをスキップできる様にする為には、[スキップの許可] にチェックを入れます。
② 全ての設定が完了したら、[保存] をクリックします。
③ バージョンが保存されたことを確認します。
　バージョンの詳細は、[参照] から確認が可能です。参照画面では、設定した遷移 [フロー] で視覚的に確認することができます。
　バージョンは、作成時はドラフトで保存されます。有効化されるまでユーザが申請に利用することはできません。利用時には必ず有効化してください。

バージョンを編集/削除する

作成したバージョンに変更を加えたい場合には、バージョンを編集できます。不要になったバージョンは削除も可能ですが、一度有効化されたバージョンを削除することはできません。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ バージョンを編集する場合は [編集] をクリックします。編集可能な項目は、一度でも有効化されたバージョンと、有効化されていないバージョン（ドラフト）とでは異なります。
　有効化されたことのあるバージョンで編集できない項目を編集する必要がある場合には、バージョンをコピーして新たにバージョンを作成してください。
⑤ バージョンを削除する場合は [削除] をクリックします。
⑥ ダイアログが表示されるので、[はい] をクリックします。

バージョンをコピーする

既存のバージョンをコピーして、新しいバージョンを作成することができます。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ [コピー] をクリックします。
⑤ バージョン登録画面が開くので、作成と同じ手順で設定を行います。

バージョンを有効化する

作成したバージョンを有効化して、申請時に利用可能な状態にします。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ [有効化] をクリックします。

バージョンを無効化する

有効化したバージョンを無効化し、申請時に利用不可な状態にします。

① [アプリケーション設定]をクリックします。
② ワークフローセクションの [承認プロセス管理] をクリックします。
③ 承認プロセス名をクリックします。
④ [無効化] をクリックします。

かなりのボリュームですが、高機能なワークフロー製品であることがおわかり頂けたでしょうか。
今回はここまでとさせて頂き、最終回は Salesforce を活用した業務ワークフローの作成（運用編）にて「mitoco」ワークフローの運用手順を解説させていただきます。

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce を活用したビジネス文書の作成」に続きまして、第三弾の業務改善ブログとなります。
今回は、「Salesforce を活用した業務ワークフローの作成」と題しまして、導入前の（検討編）をお伝え致します。

（前回）
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/09/salesforce.html
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/09/salesforce-1.html

ワークフローの定義

まずは、ワークフローの定義ですが、国際標準化団体であるWfMC（Workflow Management Coalition:ワークフロー管理連合）によると、「ワークフローとは、ビジネスプロセス全体あるいはその一部の自動化であり、これによって文書・情報・タスクが手続きに従って担当者から担当者へ引き継がれる」と定義されています。

例えば、総務部による消耗品の発注など手順が一定で日常的に繰り返し発生する事務手続きや、組織として意思決定を行うための稟議書や起案書など都度判断しなければならない場合など、業務の内容や書類の種類によって回付する人や人数、ステップが異なります。

このように、組織の中で上長や所属部署内外の関係者など複数人が関わる業務を、予め決められた流れに沿って処理すること、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。

業務ワークフローの作成

では、みなさんは、社内で運用されている業務ワークフローは、どのようにシステム化されていますでしょうか？
一般的には、ロータスノーツやイントラマートと言ったグループウェア製品を活用して、業務ワークフローの作成を実施されていることかと思われます。

しかし、これらのグループウェア製品は、グループ企業全体でのシステム導入形態が多く、導入費用がそれなりに必要であったり、業務ワークフロー自体の設計や作成、本番環境への配備等の作業が情報システム部門でしか対応できないと言った「悪しき前例」が巷では良く聞かれます。

Salesforce でのワークフロー機能の活用

なお、Salesforce にも「ワークフロー機能」は存在していますが、ちょっと意味合いが異なっており、「ビジネスプロセスの自動化」を行う為のルールを定める際に使用されます。
Salesforce のホームページからの引用では、以下の通りとなっています。

「ワークフロー機能を利用し、シンプルなマウス操作でビジネスプロセスを自動化しましょう。 案件の規模が一定額以上になったらメールアラートが自動送信されるようにしたり、案件が次のフェーズに進んだらタスクが自動で割り当てられるようにしたりと、さまざまなプロセスを自動化できます。」

要するに、Salesforce で言う「ワークフロー機能」は、ある条件に達した際にあるジョブが実行される様に自動化したいを満たす為の「ジョブフロー制御」に近いものとなります。
この「ワークフロー機能」を活用して、いわゆる業務ワークフローを作成することは可能ですが、申請や承認用の画面は新規開発が必要であり、回覧資料のファイル添付機能も実装が必要と言う訳で、簡単にご利用できますという世界には程遠いのが現状でした。

Salesforce での業務ワークフローの作成

その様な折、あるお客様より、社内の稟議書・連絡文書の申請・回覧・承認システムを新規に導入したいとのご要望を頂き、Salesforce を活用した業務ワークフローの作成システムがご提案できないものかと早速調査に当たらせて頂きました。お客様のご要件は以下の通りです。

• ・現状は紙を使った完全なマニュアル作業（承認は押印による）
• ・申請・回覧・承認の経路は最大6段（申請者→部長→担当取締役→管理部門取締役→社長→取締役会、取締役会には外部取締役も含まれる）
• ・申請・回覧・承認のパターンが多岐にわたる為にテンプレート化が必須（テンプレート自体の作成は管理者が実施する前提で良い）
• ・申請の際の申請画面は項目レベルの追加カスタマイズが必須（追加カスタマイズ自体は管理者が実施する前提で良い）
• ・申請に際し、承認者の差し戻し機能は必須（差し戻しの際は、申請者に戻す・一つ前の承認者に戻すの選択ができると良い）
• ・稟議書・連絡文書には複数の電子ファイルの添付が必須（添付ファイルはExcel、Word、PDFが主体）

上記のご要望を満たし、可能な限り安価に導入可能な、Salesforce をベースとしたパッケージ製品がありますでしょうか？
以前より注目していた、テラスカイ社のグループウェア製品である「mitoco」が候補として上がりました！
こちらの「ワークフロー」機能を早速ご紹介させて頂きます。

【承認プロセスの見える化でスムーズな申請・承認が可能】

経費の処理や稟議申請など、業務に欠かせない申請のプロセスは、企業ごとに予算の幅、事案などの要因で、権限者は多岐にわたります。日本の複雑な商慣習に合わせたワークフローに柔軟に対応できるのが、mitocoのワークフローです。組織情報とも連携することができ、自社にフィットした承認フローを容易に作成できます。また、承認までのフローを予め設定しておき、指定日時での自動有効化ができるので、新規プロジェクト発足時にも便利です。このような設定によりスムーズな申請・承認を実施でき、業務の効率化だけでなく、意思決定のスピードをあげることが可能です。

【状況別に申請データを確認】

画面上部のタブで承認状況別にデータを検索し、現在のプロセスをすぐに確認することができます。
また、申請が届くとmitocoの通知機能でお知らせ。承認者も申請者も、スピーディーな作業が可能です。

【承認プロセスを柔軟に設計】

管理者は、承認プロセスを申請から承認までの流れに沿い一元的に設定することができます。
また、承認ステップと分岐を含むプロセスをフロー図で確認しながら設定することも可能です。

【申請から承認までの流れ】

＜申請＞
・承認プロセスの利用条件を設定
　申請フォームの内容は、ユーザーなどを設定できます。
・申請データのロック
　申請後は、申請データや添付ファイルを編集不可にすることが可能です。

＜ステップ＞
・柔軟な承認者設定
　承認として、ユーザー指定、上司、役職、ユーザーグループなど様々な設定が可能です。
・代理承認
　不在時に代理で承認するユーザーを指定できます。
・複雑な承認条件
　1人、半数以上、過半数、2/3以上、全員から承認人数を選択可能です。
・差し戻し
　申請者もしくは過去の承認ステップに差し戻すことができます。

＜分岐条件＞
・経路の自動判別
　見積の金額や、見積先が法人か公官庁など、申請対象のデータや申請者によって処理を分岐させることができます。

＜最終承認＞
・申請者への通知機能
　承認時には申請者にメール通知を行います。

【承認バリエーション事例】

・代理承認
　承認権限のあるユーザーが事前に代理承認者を指定しておくことで、処理を実施できない場合に代理承認が可能です。
・マネージャー承認
　ユーザーオブジェクトのマネージャー項目が自動的に次の承認者として設定されます。上長を個別に指定する必要がありません。
・スキップ承認
　同じプロセスの中に何度も同一ユーザーが登場する場合、一度目の承認に基づき、2回目以降の承認も実施したことになります。
・ユーザー指定承認
　申請者又は承認者が次の承認者を指定することができます。

うーん、なんとか使えそうな雰囲気になってまいりました。
今回はここまでとさせて頂き、次回は Salesforce を活用した業務ワークフローの作成（設定編）にて「mitoco」ワークフローの設定手順を解説させていただきます。

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce を活用したビジネス文書の作成」（検討編）に続きまして、続編となる（設定編）をお伝え致します。

（前回）

https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/09/salesforce.html

帳票クラウド「OPROARTS」の使い方

まずは、帳票クラウド「OPROARTS」を活用した設定手順ですが、以下の役割分担により作業を進めさせていただきます。
なお、「OPROARTS」のインストール手順に関しましては、今回は割愛させていただきます。

1. 帳票設計　：　OPROARTS Live

• ・標準提供される帳票テンプレートを流用して、ビジネス文書（例えば、見積書）の帳票設計を行う。
• ・固定的な表記となる静的項目、「商談」により変動される表記となる動的項目の設定を行う。
• ・会社ロゴや社印等のイメージファイルを貼り付ける。
  
  
  
  

2. データマッピング　：　OPROARTS Connector for Salesforce

• ・動的項目に対して、Salesforce におけるオブジェクト内のどの項目を紐づけるかをマッピングする。
• ・日付表記（例えば、年月日）、文言表記（例えば、取引先担当者に「様」を追記）等々の編集を行う。
• ・マッピング及び編集済みの帳票テンプレートをサーバ側に「配備」し、Salesforce にて活用する為のAPIコードを出力する。
  
  

3. 帳票出力　：　Salesforce

• ・出力されたAPIコードを、「商談」オブジェクトのカスタムボタンから起動されるように設定する。
• ・「商談」レイアウトを編集し、作成されたカスタムボタンを配置する。
• ・「商談」を選択後、該当するカスタムボタンを押下することで、PDFイメージが表示される。
  
  

「OPROARTS」における帳票設計、データマッピング

OPROARTS Live における帳票設計

1. 1. Salesforce にログインする。
2. 2. アプリケーションメニューから「OPROARTS Connector」を選択する。
3. 3. 「START」ボタンを押下する。「OPROARTS Designer」タブが新規に表示される。
4. 4. 新規に帳票設計を行う場合には「新規作成」ボタンを押下し、テンプレートのひな形を選択する。
5. 5. 新規作成画面にてテンプレート名を入力して、「作成」ボタンを押下する。ドキュメントテンプレートフォルダに新規作成したテンプレートが保存される。
6. 6. ドキュメントテンプレートフォルダに保存されている既存のテンプレートを選択する。選択したテンプレートの概要が右側に表示される。
7. 7. 選択したテンプレートのテンプレート名を変更する場合には「名前変更」ボタンを押下する。
8. 8. 選択したテンプレートを削除する場合には「削除」ボタンを押下する。
9. 9. 選択したテンプレートを基にコピーしたい場合には「コピー」ボタンを押下する。
10. 10. 選択したテンプレートを編集したい場合には、テンプレート概要の下の「編集」ボタンを押下する。テンプレートの編集タブが新規に表示される。
11. 11. 編集タブにて目的に応じた編集作業を実施する。
12. 12. 編集作業終了後、操作パレットの「保存」アイコンを押下する。または、ファイルメニューの「保存」をクリックする。
13. 13. 編集したテンプレートの保存後、操作パレットの「Start Data Mapping」アイコンを押下する。データマッピング画面が表示される。
    
    
    
    
    

OPROARTS Connector for Salesforce におけるデータマッピング

1. 1. 【1st】「Salesforce.com」パネルにて「現在のログイン状態を引き継ぐ」を選択して「Login」ボタンを押下する。
2. 2. 「マッピングの復元」ポップアップにて「マッピング情報が存在します。復元しますか？」が表示された場合には「はい」を選択する。
3. 3. 【2nd】帳票で使用するオブジェクト（（例）「商談」オブジェクト）を選択する。「次へ」ボタンを押下する。
4. 4. 【3rd】明細部で使用する子オブジェクト（（例）「商品」オブジェクト）を選択する。「次へ」ボタンを押下する。
5. 5. 【4th】明細オブジェクトの詳細を設定する。「抽出条件」、「並び替え順」等を指定する。「次へ」ボタンを押下する。
6. 6. 【5th】関連する子オブジェクトを選択する。「次へ」ボタンを押下する。
7. 7. 【6th】動的コンポーネントとマッピングする。フォーマット等を指定する。「次へ」ボタンを押下する。
8. 8. 【完了】「フィールドマッピング」パネルにて「マッピングの検証」ボタンを押下する。エラーが検出されないことを確認後、「保存」ボタンを押下する。
9. 9. 「テンプレート配備ウィザード」ポップアップにて「配備」ボタンを押下する。
10. 10. プレビューを確認したい場合には「プレビュー」ボタンを押下する。PDFファイルのプレビュータブが新規に表示される。
11. 11. 「出力ボタンの作成」セクションにて「生成」ボタンを押下する。APIソースのサンプルタブが新規に表示される。
12. 12. データマッピングが完了したら「閉じる」ボタンを押下する。
    
    
    
    

Salesforce における帳票出力

商談オブジェクトに「見積書作成」ボタンを追加する場合

1. 1. Salesforce にログインする。
2. 2. アプリケーションメニューから「セールス」を選択する。
3. 3. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
4. 4. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > 商談 > ボタン、リンク、およびアクション」を選択する。
5. 5. 「新規ボタンまたはリンク」ボタンを押下する。
6. 6. 「カスタムボタンまたはカスタムリンクの編集」画面にて下記の通りに設定し、「保存」ボタンを押下する。

• ・表示ラベル ： 任意のボタン名称（例えば、見積書作成）
• ・名前 ： 任意のラベル名称（例えば、Quotation）
• ・表示の種類 ： 「詳細ページボタン」を選択
• ・動作 ： 「JavaScript を実行」を選択
• ・内容のソース ： 「OnClick JavaScript」を選択
• ・差し込み項目 ： データマッピングにて生成したAPIソースを貼り付ける。MSゴシック体やMS明朝体等のフォントを使用した場合には、埋め込みフォントオプションを true に変更する。
  • ・// フォントの埋め込むかどうかを指定します。true もしくは false で指定します。
  • ・// fm パラメータが'PDF'の場合に有効です。また、テンプレートで埋め込み可能なフォントが使用されている必要があります。
    • ・変更前 ： `fe:false,`
    • ・変更後 ： `fe:true,`

1. 7. 「商談」タブをクリックし、特定の商談データを開く。
2. 8. 画面右上の「レイアウトを編集する」をクリックする。
3. 9. 「商談レイアウト」の選択メニューにて「ボタン」をクリックする。
4. 10. 6.にて作成したカスタムボタンをドラッグして任意の位置に配置し、「保存」ボタンを押下する。
5. 11. 配置されたカスタムボタンを押下し、該当帳票のPDFイメージタブが新規に表示されることを確認する。
6. 12. PDFイメージタブにてPDFファイルとして任意の場所に保存する。
   
   
   
   

おわりに

本件、帳票設計にはかなりの試行錯誤が必要とはなりますが、完成した帳票の仕上がりの良さや操作性はかなりの高得点との評価を、総務部の女性スタッフからいただいています。
なお、今回は5帳票のみの作成でしたが、その他の帳票に関しても、トライしてみたいと思っています。

みなさんもお試しになってみては、いかがでしょうか？

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce CRM Content を活用したコンテンツ配信」に続きまして、第二弾の業務改善ブログとなります。
今回は、「Salesforce を活用したビジネス文書の作成」と題しまして、導入前の（検討編）をお伝え致します。

（前回）
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/08/salesforce-crm-content.html

ビジネス文書の作成

みなさんは、お客様にご提出するビジネス文書（例えば、見積書など）は、どのように作成されていますでしょうか？
一般的には、Excelシートで作成して紙に印刷し、作成者と承認者の認印及び社印を押印後、複合機等でスキャンしてPDFファイルをメールで送付すると言った方法でしょうか。

弊社でも同様な運用を行っていましたが、管理部門のスタッフにおいて、結構な労力と時間を要しておりました。
また、見積書以外にも、以下の様なビジネス文書が、お取り引きの際には発生致します。

• ・見積書
• ・発注書（*1）
• ・納品書
• ・検収書（*2）
• ・請求書
  
  

（*1） 発注書は、外部への発注用ではなく、お客様から弊社にご発注して頂く為の書類となります。
（*2） 検収書も、発注書と同様に、お客様にご提出した成果物をご検収して頂く為の書類となります。

Salesforce の活用

弊社では、創業当初の早い段階から、Salesforce の「Sales Cloud」を活用致していたことは前回もお伝えした通りです。
ある日のこと、 Salesforce 上のデータと連携しつつ、ビジネス文書を自動作成できるソリューションがあるとの情報をメルマガで受け取り、詳細内容を確認すべく、製品紹介のハンズオンセミナーに参加致しました。

ソリューションの製品名は、日本オプロ株式会社のフィールドサービス向け業務管理「AppsFS」、及び、帳票クラウド「OPROARTS」です。
どちらかを採用して、弊社でのビジネス文書の作成処理を改善すべく、早速検討に入って行きたいと思います。
以下の通り、要件を整理した上で、両製品の比較検討結果をご説明させていただきます。

フィールドサービス向け業務管理「AppsFS」の概要

「AppsFS」は、Salesforce をバックボーンに開発された、フィールドサービス向け業務管理システムとなります。
フィールドサービス向けとは銘打っていますが、「見積→受注→納品→請求」にわたる販売業務、「発注→仕入→支払」にわたる購買業務をトータルでカバーしており、なおかつ、各工程における情報の一括管理と帳票業務の効率化を同時に実現できるとの謳い文句に、「弊社の様なソフトウェア開発会社でも使い勝手が良さそうだ」という所感でした。
https://micro.opro.net/AppsFS/

帳票クラウド「OPROARTS」の概要

「OPROARTS」は、標準提供される帳票テンプレートを流用するか、もしくは、Excel上で帳票をデザインし、Salesforce 等々のクラウド上のデータと帳票項目をマッピングした上で、必要なデータが反映された帳票をダウンロードすることが可能になります。クラウドに移行しても、今まで利用していたExcelシートをそのまま利用することが可能となります。また、マクロ付のExcelファイルにも対応しています。
https://micro.opro.net/Prime/

比較検討内容

案1. 「AppsFS」採用の場合

• ・「AppsFS」は、Salesforce をベースに開発されている為、「取引先」オブジェクト等は参照可能だが、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、製品独自の「販売」オブジェクトに登録される。
• ・弊社の場合には、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、Salesforce 標準の「商談」オブジェクトに登録したい。
• ・理由として、チームスピリット社製品の「TeamSpirit」と連携して、「プロジェクト」オブジェクトに、作業者毎の工程別の工数内訳を入力させる運用は継続させたい。
• ・「商談」オブジェクトと「販売」オブジェクトとの二重入力は回避したい。
• ・「AppsFS」では、「見積→受注→納品→請求」にわたる販売業務の流れの中で、見積書・納品書・請求書は標準で帳票出力可能。
• ・しかし、発注書・検収書に関しては新規開発対応が必要であり、帳票クラウド「OPROARTS」が一部加算されては、コスト面からもかなり厳しい。

案2. 「OPROARTS」採用の場合

• ・「OPROARTS」にて標準提供される帳票テンプレートを活用する場合、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、Salesforce 標準の「商談」オブジェクトを参照可能。
• ・また、案件情報に紐づく費用明細は「商品」オブジェクトに関連して参照される様に設定されている。
• ・弊社側の運用方法にも準拠しており、二重入力の問題点は回避できる。
• ・但し、標準提供される帳票テンプレートをそのまま使用する訳にも行かない為、弊社向けに帳票設計をカスタマイズする必要あり。
• ・コスト面に関しても、「OPROARTS」単独購入のみで抑えられる。

結論

本件、運用面、コスト面を考慮した結果、案２．の採用が決定されました。
「OPROARTS」における帳票設計技法を習得できることも決め手の一つとなりました。

次回は、Salesforce を活用したビジネス文書の作成（設定編）にて、帳票クラウド「OPROARTS」の設定手順を解説させていただきます。

みなさん、こんにちは。
久しぶりの投稿となってしまいましたが、しばしお付き合いください。

一般的なコンテンツの配信

みなさんは、自社からお客様に対し、何らかの資料を提出する際には、どのような方法を採用されていますでしょうか？
一般的には、下記のいずれかの方法を採用されている場合が多いかと思われます。

• メールにそのままファイル添付して送信。
• 暗号付きのZIPファイルを生成し、メールにファイル添付して送信。その後、パスワード通知メールを別途送信。
  
  

前者は、メールと言うものが企業で使用される様になって以来の古典的な方法ですが、セキュリティ的には全く考慮されておらず、メール誤送信でも発生すれば始末書ものの懲罰が待っています。

後者は、複数ファイルを一つにまとめるアーカイブ機能、ファイルサイズを圧縮する機能、暗号化する機能を有することで、添付ファイルにZIP形式を採用することが主流となり、暗号化されたパスワードは別途通知するというスタイルが広まりましたが、情報漏えい等のセキュリティリスクは実は高いとの指摘があります。

ファイルダウンロードサイトの活用

弊社では、どうしていたかと言いますと、開発サーバの一角にお客様向けのファイルダウンロードサイトを立ち上げ、Digest認証を掛けた上でZIPファイルを配置し、メールにてサイトアクセス用URL、ID/パスワードをお知らせするという方法を最近までは採用しておりました。その推奨理由と致しましては、以下の通りとなります。

• 認証そのものが暗号化されている。通信を傍受されてもパスワードはわからない。
• メール誤送信が発生したとしても、サーバからファイルを削除すれば情報は漏えいしない。

しかし、この方法も、ZIPファイルを生成する、パスワードを作成する、Digest認証を掛ける、URLやID/パスワードをお知らせするという、めんどくさいお作法から逃れられず、誰でも対応可能な新たな方法を模索致しておりました。

Salesforce CRM Content を活用したコンテンツ配信

弊社では、創業当初の早い段階から、Salesforce の Sales Cloud を活用致しておりました。

ある日のこと、 Sales Cloud コンサルタント資格試験の受験勉強を行っていたメンバーから、Salesforce CRM Content を活用したコンテンツ配信という機能があることを聞きつけ、ものは試しに、弊社の Salesforce に導入してみました。

以下の通り、Salesforce CRM Content におけるコンテンツ配信の設定手順を解説させていただきます。

必要なライセンス

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「管理 > ユーザの管理 > ユーザ」を選択し、該当ユーザに[Salesforce CRM Content ユーザ]を付与する。
   
   

初期設定（Salesforce Files の設定）

一般設定

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > Salesforce Files > 設定 > 一般設定」を選択する。
4. 「Salesforce Files のライブラリ」および「Skip triggers execution when deploying asset files」にチェックが入っていることを確認する。
   
   
   
   

Salesforce CRM Content

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > Salesforce Files > 設定 > Salesforce CRM Content」を選択する。
4. 「Salesforce CRM Content を有効化」、「[ファイル] ユーザインターフェースでは、ファイルをライブラリと共有できます」、「コンテンツパック作成を有効化」および「高度なドキュメントビューアを有効化」にチェックが入っていることを確認する。
   
   
   
   
   

コンテンツ配信

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > Salesforce Files > 設定 > コンテンツ配信」を選択する。
4. 「コンテンツ配信を有効化」および「Salesforce Files のコンテンツ配信の作成を有効化」にチェックが入っていることを確認する。
5. 「パスワードデフォルト設定の選択」にて「パスワード保護は必須」を選択する。
   
   
   
   

Files Connect 設定

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > Salesforce Files > 設定 > Files Connect 設定」を選択する。
4. 「リンク変換を有効化」にチェックが入っていることを確認する。
   
   
   
   

ライブラリ権限の設定（予めメンバーに割り当てられる権限を設定する）

1. Salesforceにログインする。
2. 画面右上の「設定」ボタンを押下する。
3. 画面左側のメニューから「ビルド > カスタマイズ > Salesforce Files > コンテンツ権限」を選択する。
4. 「ライブラリ権限を追加」ボタンを押下し、「権限の名前」を入力、ライブラリ権限オプションにて必要となるアクションを指定後、「保存」ボタンを押下する。
5. ライブラリ権限オプションにて「コンテンツの配信」のアクションが選択されていないと、「コンテンツの配信」ボタンが表示されないので、再度確認する。

https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=content_workspace_perm_add.htm&language=ja

ライブラリの作成（コンテンツを登録するライブラリを作成する）

1. 　Salesforceにログインする。
2. 「ライブラリ」タブをクリックする。
3. 「私のライブラリ」セクションで「新規」ボタンを押下する。
4. 一意のライブラリ名を入力し、「保存 & 閉じる」ボタンを押下する。

https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=content_workspace_create.htm&language=ja

・ライブラリメンバーの追加（ライブラリにアクセスできるメンバーを追加する）

1. Salesforceにログインする。
2. 「ライブラリ」タブをクリックする。
3. 作成された任意のライブラリのリンク名称をクリックする。
4. 「メンバーの追加」ボタンを押下し、「ライブラリメンバーシップの編集ウィザード」にてライブラリメンバーを追加する。「次へ」ボタンを押下する。
5. 追加したライブラリメンバーに対して、「コンテンツの配信」のアクションが選択されている「ライブラリ権限」を割り当て後、「保存」ボタンを押下する。
   
   
   
   
   

長々とお疲れ様でした。ようやく初期設定が終わり、ここからがお客様へご提出するコンテンツの登録及び配信処理となります。

コンテンツの登録及び配信

1. Salesforceにログインする。
2. 「ライブラリ」タブをクリックする。
3. 作成された任意のライブラリのリンク名称をクリックする。
4. 各ライブラリの「寄稿」ボタンより、アップロードするファイルを選択し、公開するコンテンツを登録する。
5. 登録された「コンテンツ詳細」画面で「コンテンツの配信」ボタンから、外部ユーザに共有が可能となる。
6. 外部共有用のURL及びパスワードが払い出された後、メールにてお客様に通知する。
   
   
   
   
   

おわりに

本件、設定しなければならない箇所はかなり多いですが、使用してみれば、その使い勝手の良さや軽快さはかなりの高得点との評価を、総務部の女性スタッフからいただいています。
また、その他にも以下の特長を備えております。

• 登録及び配信するコンテンツがSalesforce画面ダウンロードされた時点で、メールにてそのアクションを通知してくれる。
• 登録及び配信するコンテンツがダウンロードされた時点で、即時に期限切れとなるように指定可能。
• 登録及び配信するコンテンツ単位で、ライブラリでの有効期限を指定可能。
• 登録及び配信するコンテンツをダウンロードする前に、プレビューで確認できる。
• 登録及び配信するコンテンツをオブジェクトに関連付けることができる。

みなさんもお試しになってみては、いかがでしょうか？