リモートワーク・業務効率化を阻む紙

このようなことはありませんか？

• お客様アンケートを手集計している。
• 見積作成のために出社しないといけない。
• 紙の伝票処理に時間がかかっている。
  

コロナウイルスの影響もあり、リモートワーク化が進む中、上司のハンコを貰うのでリモートワークできない。という声も少なからずあるようです。紙書類の作業のために出社をしなけばいけない...。リモートワークに限らず、営業が業務日報や見積り作成で会社に戻ることは業務効率を大きく下げる要因です。
2019年4月1日に改正された労働基準法では残業時間の上限が定められ、中小企業も2020年4月1日から規制の対象となりました。働き方関連法では有給休暇取得の義務化がはじまっており、少ない時間で現在の業務を遂行することの重要度がますます高まっています。

書類の電子化で期待できる効果

• いつでも欲しい情報が引き出せ、編集できるのでリモートワークが促進する
• 移動時間削減で業務時間が短縮
• 現行の書類保管場所の省スペース化
• 書類の内容をデータ化することで分析可能になり、二次活用できる
• スムーズな情報の検索、共有で業務が効率化

書類データ化ソリューションの背景

MM総研が2019年7月30日に『AIを活用した手書き文字認識のAI-OCR（光学文字認識）サービスの利用実態』を調査しました。抽出した国内企業1000社のうち、9.6％の企業がAI-OCRを導入済みという結果が出ました。また、企業規模が大きいほど導入率が高く、1000人以上の大企業だけでみると13.2％が導入済みという結果です。
※AI OCRとは、手書きの書類や帳票を読み取りデータ化するOCRへ、AI技術を活用する新たなOCR処理をいいます。

AI-OCRサービスの導入していない企業も、サービス利用への関心は高く、51.9％が「利用に関心がある」と回答しました。こちらも大企業を中心に関心が高く、1000人以上の大企業では導入済みを含めると72.7％がAI-OCRを利用することに関心があります。

業種別で見ると、卸売業・小売業や製造業、官公庁など、大量の手書き帳票が発生する業種でより強い導入意向がみられています。
また、導入企業のうち85.7％が「データ作成に要する時間を削減できた」と回答し、82.1％は「ミスの発生率」を、78.6％は「当該業務に必要な人員数」を改善できたと回答しています。

一方、AIを使わない既存技術のOCRは、全体の85.8％が「活用できていない」と回答しています。手書き文字やフォントの文字認識能力の低さが理由としてあげられており、調査では「手書き文字の識字率が低い」という回答が全体の41.6％、「フォントの識字率が低い」が31.8％という結果でした。
精度が求められる「文字の読み取り」にはAIは欠かせない存在となり始めています。

AIを活用した書類データ化の仕組み

【文字認識】では文字の特徴を理解し、何の文字かAIが判定します。

文字の特徴を理解させるために、多くの画像をAIに学習させます。
「あ」であれば「中央に十字線がある」、「下に楕円がある」、「楕円は右で切れていて払いがある」のような特徴があり、新しく読み込んだ文字が「その特徴にどれだけ当てはまるか」でどの文字であるかを判定します。

文字ごとに判定していくとどうしても似た文字を誤判定してしまいます。
また書き癖の強い文字やつなげ字の判定は難しいとされています。

そのため、【修正】では文字として判定した後に文章としても適切かチェックし、修正します。
そうすることでより高い精度で書類を認識することが可能です。

書類データ化活用シーン

大量の紙書類の存在はバックオフィス業務の生産性向上を妨げます。
帳票を種類毎に仕分け、記載内容の入力漏れや誤字脱字を確認し、あとは間違いに気をつけながらPCにデータを入力していく...。このような作業をシステムが代替する例を紹介します。

アンケートの集計

セミナー後や購入後にお客様にアンケートをとりますよね。
その場で回収することもあれば、後日郵送してもらうこと、様々ですが、お客様の声を反映させるためにスピード感が大切です。
また、見込みのお客様の場合はよりスピード感のある対応が必要となるので、手書きのアンケートでも即座にデータ化出来ることは初期対応を早めるために効果的です。

過去書類のデータ化

書類を探したいのに探せない...。重要な書類も倉庫の中やキャビネットに眠り、『書類探し』が業務になっていませんか？
過去書類をデータ化することで、検索性の向上による業務時間の短縮はもちろん、今までの保管場所をなくすこともできます。

営業メモの共有

敏腕営業マンが客先でどんな会話をし、売上を上げているか...。は永遠のテーマです。
そのノウハウを共有したいが、商談メモや勉強ノートを共有するのは難しく、経験と勘だよりの営業活動となるケースが多くあります。
メモやノートをデータ化することでノウハウの共有だけでなく、受注までのシナリオや商談の傾向を分析することで「勝ちパターン」を確立することができます。

テスト答案の読み取り

テスト答案を読み取り分析することで、問題に対する正解不正解以上に「どの問題はどう間違えるのか」を分析できます。
誤答率の高い問題がどのように間違えられたのかを知ることで「なぜ間違えたのか」を分析し、より効果的な教育をおこなうことができます。

申込書のデータ化

お客様からの申込書、事務所で転記していませんか？
転記作業の手間や誤入力も削減することが出来ます。大切なお客様データだからこそ、早く正確にデータ化をする管理をおすすめします。

まとめ

手書き書類をデータ化することで業務効率化を進めることはもちろん、たまったノウハウを共有したり、分析したり、有効活用できます。
ノウハウを共有することで新人の教育コストを削減するだけではありません。データを参照する仕組みを作れば「質問しにくさ」も解消でき、副次効果としてストレスやミスの軽減も見込めるでしょう。

当社ではみなさまの課題やお困り事を一緒に解決していきます。
問い合わせ口からご連絡ください。

• 書類のデータ化が自社でも活用できるか知りたい
• その他活用例を知りたい
• 困っていることを相談したい
• 機械学習・深層学習は他になにが出来るのか興味ある

アクセルユニバースのご紹介

私達はビジョンに『社会生活を豊かにさせるサービスを提供する。』ことを掲げ、このビジョンを通して世界を笑顔にしようと機械学習・深層学習を提案しています。
例えば、現在人がおこなっている作業をシステムが代わることで、人はより生産性の高い業務に携わることができます。

Twitter・Facebookで定期的に情報発信しています！
Follow @acceluniverse