アクセルユニバースでは、社内のDMを基本的に禁止しています。使っていいのは人事に関わる話だけです。

業務上のやり取りはもちろん、雑談も含めて、全てパブリックチャンネルで実施しています。また、基本的にオンラインMTGで会話された内容もテキストに残すようにしています。決定事項に対して理由をセットにすることも意識しています。

こういった文化は窮屈に思えるかも知れませんが、フルリモートで業務をする会社では大切なポイントだと考えています。情報がオープンにならないことで、アンヘルシーな状態が水面下で進行してしまうきっかけになるためです。

本記事では、フルリモート・フルフレックスを長く続けてきた当社が行っている取り組みの工夫を紹介します。
リモートワークではナレッジが残らない・自社メンバーの行動が見えにくい...といったお悩みをお持ちの方々のヒントになると嬉しいです。

「フルリモートでは情報が公開されない」という心配は当たります

他社の方々とリモートワークの話をしていると、おおよそ情報共有の心配に行き着きます。雑談がなくなり相手の状態を検知できない。業務に対する認識のズレに気づけない。若手が先輩のやり方を見て覚えられない。そもそも誰が何をやっているのか分からない...。

だいたい当たっていると思います。これらは放っておくと、やりとりの大半がDMでなされ、チャンネルには共有と連絡だけが流れ、肝心の判断は口頭（オンラインMTG）の中で終わって意思決定の背景が記録に残らない、という状態になります。

ただ、オフィスにいたころも残っていなかったような気がしています

ここで少し思い出してみてください。全員が出社していたころ、案件の方針はどこで決まっていたでしょうか。

会議室、席のうしろ、エレベーターの前。だいたいそのあたりだったような気がしています。もちろん、会議ではきちんと議事を残しているのですが、会議の外で決まった事項も少なくなかったと思います。そして、どういう背景で意思決定をしたのかは、どこにも残されていませんでした。

それでも困らなかったのは、聞ける相手が近くにいたからです。情報はもともと人についていて、その人が3メートル先に座っていた。

そのため、「情報が残っていない」は実はリモートワークになる前からの状態で、リモートワークになったことで「情報を取りに行きにくくなった（聞く相手が隣りにいない）」といった状態が正しいと解釈しています。

だからこそ情報を取りに行けるように設計しています

ここから当社の取り組みをいくつか紹介します。

1. DMは基本的に禁止

一番効いているのはこれだと思っています。

DMは楽です。相手が決まっていて、他の人の目を気にせず連絡ができます。ただDMの中でのやり取りは決して公開されず、オフィスの立ち話とまったく同じ状態になってしまいます。

もちろん、多くの人が参加している場所で基本的な質問をするのは気が引けるかもしれませんが、誰かが一度聞いてくれると、次に同じことで詰まった人は聞かずに済むといった全体へのメリットも提供してくれます。書きづらさは最初だけですし、書いてくれた人へ感謝ができる文化にしたいと思っています。

2. 決めたことは、理由も一緒に書く

「A社への提案はB案でいきます」だけだと、3か月後に読んでも何の役にも立ちません。

なぜB案なのか。何と比べたのか。どういう制約があったのか。ここまで書いてあれば、状況が変わったときに判断をやり直せます。理由が書かれていない決定は、前提が動いた瞬間に誰も守れなくなって、結局ひっくり返ります。再現性がなくなるため、先程の「若手が先輩のやり方を見て覚えられない」につながります。

書く手間は増えますが、あとから同じ説明を何度も求められる回数が減るので、書いた本人が一番助かると思っています。

3. 口頭で話したことも文書化していく

リモートワークでも口頭のやりとりはなくなりません。込み入った話は話したほうが早い。困るのは、その場にいた人だけが結論を知っている状態で終わることです。

きれいな議事録は要りません。「さっきの通話で、◯◯は△△の方向になりました。理由は□□です」の3行で十分です。

ひとつだけ試すなら...

3つを一度に入れるのはなかなか大変...ひとつだけ選ぶ、かつ今のコミュニケーションを大きく変えないために、

DMで来た業務の質問に、パブリックチャンネルで答える。

をやってみませんか？

「パブリックチャンネルで聞いてください」と言い直す必要はありません。受け取った側が質問ごとチャンネルに転記して、そこで答えればいいと思っています。ルールを配らなくても、管理職が数週間これを続けるだけで、メンバーの投稿先は変わっていくはずです。

こうして並べると、当社がやっていることは仕組みというより、小さな習慣の積み重ねです。DMは使わない。決定事項に加えて理由を追記する。口頭で会話した内容を残す。

透明性という言葉は、掲げると急に大げさになりますが、実際はちょっとしたことを全員が続けることが秘訣でした。

当社もこれで完成しているわけではありません。記載内容が増える施策は実行する負荷は確かにありますし、テキストだけでは伝わらない場面もあります。それでも、何も工夫せずにリモートワークを続けていたら、いまの状態にはなっていなかったと思います。

ナレッジが残らない、メンバーの行動が見えない。もし同じ悩みをお持ちでしたら、ツールを増やす前に、文化やツールの使い方を見直してもよいかも知れません。